校園圍牆內的探索

～雖然我們在會議上花的大半時間都浪費掉了，但解決之道並不是停止開會，而是把會開得更好。～「開會開到死」  

我開過最久的會，大約三個半小時，開完已經腦部重度缺氧、肚子餓到全身虛脫。而且，那次的會沒有做成結論，還要再找時間討論表決。

最常發生的開會情境，都是先有冗長的行政業務報告（三十分鐘到一小時），接著是各處室提出意見或建議，然後再回覆，有時長官有感而發可能再離題個十分鐘，再來是臨時動議，但臨時的提議又常因為資料準備不足，大家正反意見陳述後無法達成共識，只好再議。

如果會議人數達三十人以上時，那麼，根本不算開會了。有人還帶零食去和旁邊的人分享，大家在後面小聲的聊天、談笑；有人則帶做不完的工作去那裡繼續埋頭苦幹。於是會議中每次宣達的事件大家常常是聽而不聞，只好在會後再到各部門發書面通知。

一年多前，突然發現同事桌上有這本天下出版的「開會開到死」一書。當時簡直說中了我的心坎，後來，在圖書館又看到這本書，就借回來看了。當然，書中最重要的就是作者提出四種的會議方式。不過，我最喜歡這本書的部分，是作者以電視節目或電影來比擬他對會議的想法。

【當哈利遇上莎莉】VS.公司每週的業務報告

看過【當哈利遇上莎莉】這部電影嗎？講的是一對男女糾纏十多年的故事，電影只花九十六分鐘就講完了，而且還有個完整的結局。但我們卻可能開過兩個小時會，卻連一週的事都沒辦法總結，也沒得到什麼結論。

所以，會議問題是在時間長短嗎？

【新天堂樂園】VS.冗長的會議

事實上，會議時間長並不代表會議開得不好或是好。

「新天堂樂園」片長有一百七十分鐘。書裡的主角之一威爾知道後覺得有些難以置信，因為「籃球教練老爸竟然花了將近三小時看這部描寫小男孩、老人和電影院的外國電影」。「美麗人生」也超過兩小時，「英雄本色」幾乎長達三小時。

所以，會議長短和會議效果並不定有關或無關，而是在會議中，能否製造出如電影中的“衝突”元素，如果在電影前十分鐘沒抓住觀眾的注意力就毀了，那麼開會難道不是如此嗎？

大家對會議最常有的負面印象不外是：無聊、冗長、單調、乏味、效果不彰。所以作者認為主席要製造高潮起伏或對立衝突，激發不同的意見，使與會者參與討論。衝突的結果不一定有共識，不過一旦主席裁決了，大家應支持主席的想法。

此外，大雜燴式的會議也容易讓重要議題失焦，所以作者主張應該依不同的目的開不同的會議。


最後，是本書提出的四種會議型式，算是作者最重要的主張吧：